Nếu bạn đang cần tìm giải pháp chuyển đổi số thành chữ trong excel thì đây là cách mà bạn có thể tận dụng ngay và luôn mà không cần phải tìm tool cài đặt tương thích.
Thực tế khi tính bảng giá tiền trong excel
Có một thực tế rất rõ mà dân làm marketing khi tính budget, Account làm hợp đồng với khách hàng hay dân kế toán tính tiền lương trên excel, đều phải căng mí mắt để đọc đi đọc lại xem mình gõ có đúng giá trị thành tiền bằng chữ hay không. Có những khi bạn đã rất kỹ lưỡng nhưng vẫn không hiểu được vì sao mình lại gõ sai hoặc nhìn hoài vẫn thấy nó có gì đó bị sai.
Chẳng hạn như 165.655.879.528, nếu ghi ra bằng chữ sẽ là Một trăm sáu mươi lăm tỉ sáu trăm năm mươi lăm triệu tám trăm bảy mươi chín nghìn năm trăm hai mươi tám đồng chẵn. Hứa luôn là bạn sẽ phải đọc đi đọc lại phải hơn 3 lần để xác nhận nó đúng với phần số, nếu bạn là người kỹ lưỡng trong cách làm.
Hàm hỗ trợ chuyển đổi số thành chữ?
Excel không có mặc định hàm chuyển đổi số thành chữ bằng tiếng Việt hoặc thậm chí là cả tiếng Anh nếu bạn không tạo add-in hoặc thêm add-in vào excel. Điều cần làm là bạn phải đi tìm giải pháp để tối ưu hóa thời gian làm việc cũng như gia tăng sự chính xác đến từ máy móc.
Nếu bạn search Google với từ khóa “chuyển số thành chữ trong excel”, bạn sẽ thấy có nhiều bài viết chia sẻ các tool như VNTool hay add-in Acchelper để thêm nhanh vào công cụ Add-in của excel. Tuy nhiên, các phiên bản excel từ 2013 đến 2016 hầu như sẽ không thể tương thích với các tool hay add-in trên. Kết quả trả về thường sẽ là #NAME vì excel không hiểu hàm chuyển đổi đó.
Giải pháp nhanh, gọn, lẹ?
Giải pháp tối ưu nhất là bạn tự tạo add-in từ VBAProject (Microsoft Visual Basic for Applications) của excel. Bằng cách này bạn sẽ thêm một đoạn code vào phần lập trình VBA của excel, lưu thành add-in riêng và sử dụng mỗi khi cần chuyển đổi từ số sang chữ. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập dành cho máy tính sử dụng trên nền tảng Windows của Microsoft. Thiết bị sử dụng nền tảng iOS OscartranAds chưa kiểm chứng, song hy vọng các bước thiết lập tương tự để các bạn sử dụng.
Bước 1: Tạo và nạp add-in chuyển đổi số thành chữ vào excel
- Download code sử dụng cho VBA Project tại đây (tải về và mở bằng notedpad). Nếu bạn không rành về code, download về và chỉ cần copy tất cả để sử dụng. Hoặc sử dụng code đính kèm bên dưới.
[embeddoc url=”https://oscartranads.com/wp-content/uploads/2017/10/chuyendoisothanhchu.txt” download=”all”]
- Mở Excel. Tại sheet hiện diện, nhấn phím tắt Alt + F11. Cửa sổ VBAProject sẽ xuất hiện. Chọn Insert, chọn tiếp Module. Một cửa sổ trắng hiện ra, copy và dán đoạn code đã tải về vào bên trong cửa sổ này. Chọn File, chọn Close and Return to Microsoft Excel (hoặc nhấn phím tắt Alt + Q)
- Lúc này bạn sẽ về trang excel hiện diện lúc nãy. Chọn File, chọn Save as, chọn đường dẫn đến thư mục chứa add-in của excel (khuyến khích là nên đúng đường dẫn này) để lưu file lại. Khi đến được thư mục cần chứa add-in, bạn chỉ cần đặt tên sao cho dễ nhớ hoặc để mặc định là Book1, nhưng phần đuôi file phải là .xla thì mới thực thi được. Đến đây là bạn xong phần tạo và thêm add-in chuyển đổi số thành chữ vào trong excel.
Mẹo:
- Thông thường đường dẫn sẽ là C:\Users\oscar\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns (phần tô đỏ là tùy vào bạn đặt tên người dùng cho máy tính của bạn là gì). Nếu bạn không biết tên người dùng của mình thì có thể tìm bằng cách vào ổ C, chọn Users, tại đây sẽ thấy thư mục tên người dùng. Ví dụ như tên thư mục của mình là oscar.
- Để nhanh chóng vì đường dẫn dài, hãy Copy đường dẫn của thư mục add-ins, paste vào thanh thư mục như hình dưới để đi nhanh đến thư mục chứa. Lưu ý là nhớ đổi tên chỗ tên người dùng cho phù hợp.
Bước 2: Thêm add-in vừa tạo vào excel để tạo Hàm
- Mở excel lên, chọn File, chọn Options, chọn Add-ins, chọn Go ở phần Manage.
- Excel sẽ hiện ra một cửa sổ, chọn Browers, cửa sổ chứa File tạo add-in lúc nãy sẽ hiện ra, nhấp chọn file add-in. Nếu excel có hiện thông báo, cứ nhấp Yes.
- Excel hiện lại cửa sổ lúc nãy, nếu có nhiều hơn 2 dấu tick thì tick bỏ, chỉ chọn phần tick vào add-in vừa thêm (ví dụ ở đây là Book 1). Chọn OK. Như vậy là bạn đã thêm được add-in chuyển số thành chữ vào excel cũng như tạo được Hàm chuyển đổi này.
Trải nghiệm kết quả với Hàm chuyển đổi số thành chữ
Bây giờ trở về trang bảng tính của excel hoặc tắt khởi động lại như một file mới, gõ một dãy số bất kỳ. Tại ô bạn cần chuyển thành chữ, gõ cú pháp =INWORD(ô chứa số) enter để xem kết quả.
- Gõ INWORD là vì code đang gán lệnh này như một Hàm để gọi. Nếu cài đặt đúng, khi gõ chữ =IN thì excel sẽ tự động gợi ý để bạn thấy.
- Dãy số cần chuyển thành chữ, bắt buộc định dạng của nó phải là đếm được (General, Number, Count, Currency, Accounting)
- Dãy số cần chuyển không được ngăn cách với nhau bằng dấu chấm, mà phải là dấu phẩy hoặc không có dấu ngăn cách.
Kể từ bây giờ, bạn đã có thể tự động hóa được việc ghi lại chi phí bằng chữ từ số trên excel. Song vẫn khuyến nghị các bạn nên xem lại vì có đôi khi máy móc vẫn bị sơ sót và sự tỉ mỉ của mỗi nhân tố vẫn là tốt nhất.
Tương tự, nếu muốn chuyển số thành chữ bằng tiếng Anh, hãy download code này và làm theo các bước như bên trên, bạn sẽ tạo được hàm riêng để sử dụng.
[embeddoc url=”https://oscartranads.com/wp-content/uploads/2017/10/chuyendoisothanhchu-tienganh.txt” download=”all”]
OscartranAds.com